CRM如何使用-CRM的使用方法

△主流的CRM系统品牌

哎，你说这事儿吧，其实我一开始也挺懵的。你要是问我“CRM怎么用啊？”我第一反应可能就是：“啥是CRM？”听起来像什么高科技产品似的，对吧？但说白了，它其实就是个客户关系管理系统，听着高大上，其实干的事儿特别接地气——就是帮你记住客户、管理客户、服务客户，别让客户跑了呗。

推荐使用主流的CRM系统品牌：显著提升企业运营效率，悟空CRM

你想想看，咱们做生意也好，做销售也好，最怕的是啥？是不是客户联系不上了？上次聊得挺好的，结果过俩月再找人，人家都忘了你是谁了。或者更惨一点，好几个同事同时跟进一个客户，结果信息不共享，你说东我说西，客户一脸懵，最后干脆不跟你玩了。这种事儿，我以前可没少遇到。

后来我就琢磨，能不能有个工具，把客户的信息全记下来？比如他姓啥名啥，公司是干啥的，上次聊了啥，约了啥时间见面，还有没有后续动作……最好还能提醒我哪天该打电话，哪天该发邮件。嘿，你还别说，真有这么个东西，就叫CRM。

刚开始用的时候，说实话，我也觉得有点麻烦。每天打完电话还得往系统里填信息，感觉像是多了一项工作。但用了几个月之后，我发现好处太多了。比如说，以前我靠脑子记客户，现在靠系统记，脑子轻松多了。而且老板要数据的时候，我不用翻聊天记录、翻笔记本，直接在CRM里一查，所有客户的跟进情况清清楚楚，谁见了客户、说了啥、下一步计划是什么，全都一目了然。

你知道最爽的是啥吗？就是客户突然给你发消息说：“上次你说的那个方案，我们想再聊聊。”这时候你要是没记清楚，估计得慌。但如果你用了CRM，点开客户名字，历史沟通记录全在那儿摆着，你一看就知道上次聊到哪儿了，对方关心啥问题，甚至他还提过预算范围。这时候你回消息就能特别精准，客户一听就觉得：这人靠谱，记得住事儿。

所以啊，CRM不是为了应付老板才用的，它是真的能帮你提高效率、提升客户满意度的工具。你不信？那你试试看，连续一个月不用CRM，全靠脑子和微信聊天记录管理客户，然后再用一个月认真录入CRM，对比一下，工作效率差得可不是一星半点。

当然了，也不是所有CRM都好用。我之前用过一个特别复杂的系统，光是新建一个客户就得填二十多个字段，好多还是“选填”的，但不填又总觉得心里不踏实。结果呢？我懒得填，干脆就不录了，那不等于白搭嘛。所以说，选CRM也得讲究，不能光听销售吹得多厉害，关键得看它好不好上手，是不是贴合你们的实际业务流程。

我们后来换了个轻量级的CRM，界面特别简洁，新建客户就几个必填项：姓名、公司、职位、联系方式，剩下的可以慢慢补。而且它还能跟微信、邮箱打通，自动同步沟通记录，省了不少事。最让我喜欢的是它的提醒功能，比如客户说“下周联系”，我就在系统里设个提醒，到了时间手机直接弹通知，再也不怕忘了。

说到这儿，你可能会问：“那CRM到底能干些啥？”我给你掰扯掰扯。首先，它能把客户信息集中管理起来。你想啊，以前客户资料散落在各个地方——有的在Excel表格里，有的在微信备注里，有的在脑子里。现在全集中在一个地方，想找谁就搜谁，特别方便。

其次，它能帮你做销售过程管理。比如我们公司就把销售流程分成了几个阶段：初步接触、需求了解、方案报价、谈判中、已成交、已流失。每个客户在哪个阶段，一目了然。管理层一看就知道团队整体进展怎么样，哪个环节卡住了，要不要帮忙推动。

再者，CRM还能自动生成报表。每个月底，我不用自己统计业绩，系统自动告诉我这个月见了多少客户、推进了多少单子、预计能成几笔。老板看了也高兴，说数据透明，管理起来省心。

不过啊，光有系统还不行，关键是人得用起来。我见过太多公司，花几万块买了CRM，结果员工嫌麻烦，根本不录数据，最后系统成了摆设。所以我觉得，用好CRM的第一步，其实是培养习惯。你可以从小事做起，比如每次打完电话，花两分钟把关键信息记进去；每次见完客户，顺手更新一下状态。时间久了，就成了自然动作，就像刷牙洗脸一样。

还有人担心隐私问题，说“我把客户信息都录进去了，万一泄露了咋办？”这确实是个问题，但正规的CRM系统都有权限管理功能。你可以设置谁能看到哪些客户，谁只能看自己的，谁能看到全部。敏感信息还能加密处理。只要管理到位，风险是可控的。

另外，CRM还能帮团队协作。比如我这边跟进了一个客户，但发现他对技术细节特别关注，而我又不太懂，这时候我就可以把客户转给技术同事，顺便在系统里写清楚背景情况。技术同事接手后，不用再从头问一遍，直接接着聊就行。这效率，比微信群里七嘴八舌地沟通强多了。

你可能还会问：“那小公司用得着吗？我们才三五个人，客户也不多。”我当初也这么想。但后来发现，越是小公司越要用CRM。为啥？因为小公司资源有限，每一个客户都特别珍贵，不能轻易丢。而且小团队变动大，万一谁离职了，客户资源全带走了，公司岂不是亏大了？有了CRM，客户信息留在系统里，谁走谁留都不影响业务延续。

再说，现在很多CRM都是按月付费的，便宜的几十块钱一个人，贵的也就几百。比起丢一个客户带来的损失，这点投入算啥？更何况，有些CRM还提供免费版，功能虽然简单点，但基本的客户管理和跟进提醒都有，足够小团队用了。

我还发现一个有意思的现象：用了CRM之后，团队的销售意识也变强了。以前大家可能觉得，只要把产品卖出去就行。但现在不一样了，每个人都会主动去分析客户画像，看看哪些行业更容易成交，哪些话术转化率更高。因为数据都在系统里，一查就知道。

比如我们做过一次分析，发现制造业的客户决策周期普遍比较长，平均要三个月才能成单。于是我们就调整了策略，对这类客户不再追求快速成交，而是注重长期维护，定期分享行业资讯，慢慢建立信任。结果半年后，制造业的成交率反而上来了。

这说明啥？说明CRM不只是个记录工具，它还能帮你做数据分析，指导业务决策。你积累的数据越多，系统就越“聪明”，能给你的建议就越有价值。

当然了，用CRM也得讲究方法。我总结了几条经验，分享给你。第一条：信息要真实准确。你不能图省事，随便填个假名字、假电话，那样系统就没意义了。第二条：及时更新。客户换了工作、换了号码，你得第一时间改过来，不然下次联系就扑空了。第三条：善用标签。比如你可以给客户打标签：“价格敏感型”、“决策人”、“潜在大客户”等等，以后筛选起来特别方便。

还有啊，别把CRM当成冷冰冰的数据库，它其实是你和客户之间的桥梁。你每录一条信息，都是在为下一次沟通做准备。你记得越细，服务就越贴心。客户会觉得：“这个人真用心，连我上次随口提的需求都记住了。”

说到这里，我想起个真实例子。我们有个客户，第一次见面时随口说了句：“我们最近在考虑换办公地点。”我当时就记在CRM里了。过了两个月，我看到本地有个新写字楼开盘，正好适合他们那种规模的公司，就赶紧联系客户，把资料发过去。客户特别惊喜，说：“你还记得这事呢？”就这么一个小举动，一下子拉近了关系，后来项目也顺利拿下了。

你看，这就是CRM的价值——它让你的服务更有温度。

不过话说回来，CRM也不是万能的。它不能代替你去跟客户谈感情，也不能保证每一单都能成。但它能帮你减少失误、提高效率、积累经验。就像开车要有导航一样，做销售也得有个好工具辅助。

现在我们团队已经离不开CRM了。每天早上第一件事，就是打开系统看看今天有哪些客户要跟进；下班前最后一件事，就是检查有没有漏录的信息。老板也不用天天催进度了，系统里的数据比谁都诚实。

而且我发现，用了CRM之后，我的销售节奏也更稳了。以前总是东一榔头西一棒子，想到谁就联系谁。现在不一样了，系统会提醒我哪些客户该跟进了，哪些快要超期了，我可以提前规划好每天的工作重点，不会手忙脚乱。

还有个好处是，新人上手快。以前新来的销售，得花好长时间熟悉客户，现在只要打开CRM，所有历史记录都在那儿，谁都不用从零开始。培训成本也降低了，基本上一周就能独立跟进客户。

说到这里，你可能想试试了。那我建议你先从简单的开始。别一上来就搞复杂的流程、设一堆规则，先把客户信息录进去，养成记录的习惯最重要。等用顺手了，再慢慢加功能，比如设置自动化提醒、做数据分析、打通其他办公软件。

对了，现在很多CRM还能和企业微信、钉钉集成，消息自动同步，日程自动创建，特别方便。你要是经常用微信跟客户沟通，这个功能绝对能救命。

总之啊，CRM这东西，说难也不难，关键是你愿不愿意坚持用。它不像短视频那么刺激，也不会让你一夜暴富，但它是一种细水长流的积累。你每天多记一条信息，多跟进一个客户，时间久了，差距就出来了。

我敢说，只要你认真用一年CRM，你的客户管理水平绝对甩别人十条街。不是因为你有多聪明，而是因为你有系统支持，有数据积累，有持续优化的能力。

所以啊，别再犹豫了。找个适合你们团队的CRM，现在就开始用起来。哪怕每天只录一个客户，也是进步。记住，所有的大改变，都是从小习惯开始的。

你可能会觉得：“我现在客户不多，用不用都一样。”但我要告诉你，你现在不用，等客户多了你就更不想用了，因为积压的数据太多，补都补不过来。趁现在还来得及，早点养成好习惯。

还有人说：“我们行业特殊，CRM不适合。”我听过太多这种说法了。卖房子的说客户太分散，做装修的说项目周期长，做咨询的说客户需求复杂……但你去看看，各行各业做得好的公司，几乎都在用CRM。区别只在于怎么用，而不是用不用。

其实啊，CRM的本质就是“把客户当人看”。你记住他的名字、他的喜好、他的需求，他自然就会对你有好感。而CRM，就是帮你记住这些细节的“外挂大脑”。

最后我想说，技术永远是为人服务的。CRM不是为了监控员工，也不是为了应付检查，而是为了让我们的工作更高效、让客户更满意、让生意走得更远。

所以，别把它当成负担，试着把它当成伙伴。你会发现，它不仅能帮你管客户，还能帮你成长。

关于CRM如何使用的常见问题（自问自答）

Q1：CRM是不是只有大公司才需要？小团队用得着吗？
A：完全用得着！小团队反而更需要CRM。因为客户资源有限，每一个客户都很珍贵，不能轻易丢失。而且小团队人员流动大，有了CRM，客户信息不会随着员工离职而流失，业务更稳定。

Q2：用CRM会不会很麻烦？要花很多时间录入数据？
A：一开始可能会觉得多了一道工序，但养成习惯后其实很快。每次沟通完花一两分钟记录关键信息就行。而且现在很多CRM支持自动同步微信、邮件、通话记录，能省不少时间。长远来看，它帮你节省的时间远多于录入花的时间。

Q3：客户信息放在系统里安全吗？会不会泄露？
A：正规的CRM系统都有严格的数据安全措施，比如数据加密、权限控制、登录验证等。你可以设置不同员工的查看权限，确保敏感信息只对相关人员开放。只要选择靠谱的供应商，安全性是有保障的。

Q4：CRM能不能和微信、企业微信打通？
A：大多数现代CRM都支持与微信、企业微信、钉钉等工具集成。可以自动同步聊天记录、创建客户档案、设置跟进提醒，极大提升工作效率。

Q5：CRM能帮我们提高成交率吗？
A：不能直接帮你成交，但它能帮你更好地管理销售过程。通过分析客户行为、跟进节奏、转化率等数据，你可以优化销售策略，发现瓶颈，从而间接提升成交率。

Q6：销售员不愿意用CRM怎么办？
A：关键是要让他们体会到好处。可以从简单功能入手，比如自动提醒、快速查找客户，让他们感受到便利。同时配合一定的管理机制，比如将CRM使用情况纳入考核，逐步培养习惯。

Q7：CRM是不是越贵越好？
A：不一定。贵的系统功能多，但可能不适合你的业务场景。关键是选一个操作简单、贴合实际需求、性价比高的系统。很多轻量级CRM功能足够用，价格也亲民。

Q8：客户信息已经存在Excel里了，还要导入CRM吗？
A：强烈建议导入。Excel虽然灵活，但不利于多人协作、数据更新和实时共享。CRM能实现信息集中管理、自动提醒、数据分析，是更高效的客户管理方式。

Q9：CRM能预测销售额吗？
A：有一定预测能力。基于历史数据和当前商机进展，CRM可以生成销售预测报表，帮助你预估未来收入，便于做财务和资源规划。

Q10：没有IT基础的人能用CRM吗？
A：完全可以。现在的CRM设计都很人性化，界面直观，操作简单，就像用手机App一样。大部分系统都有新手引导和客服支持，上手并不难。

Q11：CRM能帮我找到新客户吗？
A：CRM主要是管理已有客户，但一些高级系统也提供客户推荐、线索分配、营销自动化等功能，间接帮助你拓展新客户。

Q12：用了CRM之后，老板会不会用它来监控我？
A：这取决于公司文化。CRM的本意是提升效率，不是监视员工。但如果管理层滥用数据，确实可能造成压力。建议团队建立透明的使用规则，明确数据用途，避免误解。

Q13：CRM能替代Excel做报表吗？
A：完全可以，而且做得更好。CRM能自动生成客户分布、销售进度、转化率等图表，数据实时更新，比手动做Excel省时省力还准确。

Q14：客户太多，CRM会不会卡？
A：正规的云CRM系统都能支持大量数据，性能稳定。只要你选择靠谱的服务商，几千甚至几万个客户都不成问题。

Q15：CRM能和财务系统对接吗？
A：很多CRM支持与财务软件（如金蝶、用友）或ERP系统对接，实现客户、订单、收款等数据互通，减少重复录入，提升整体运营效率。

Q16：CRM适合哪些行业？
A：几乎所有行业都适用，尤其是销售驱动型行业，如房地产、教育培训、咨询服务、B2B贸易、医疗健康、互联网服务等。只要有客户，就需要管理关系。

Q17：CRM能自动发邮件或短信吗？
A：可以。很多CRM具备营销自动化功能，能根据设定条件自动发送欢迎邮件、生日祝福、活动通知等，提升客户体验。

Q18：CRM能记录客户的购买历史吗？
A：当然可以。你可以记录客户买过什么产品、什么时候买的、花了多少钱，方便做复购推荐和个性化服务。

Q19：CRM能帮我做客户分类吗？
A：能。你可以通过标签、等级、行业、地区等方式对客户分类，后续可以针对不同群体制定差异化的服务策略。

Q20：CRM学习成本高吗？
A：不高。大多数系统设计都以用户体验为中心，一般培训一两天就能上手。而且很多提供视频教程和在线客服，随时可以求助。

你看，说了这么多，其实就是一句话：CRM不是负担，而是帮手。你愿意用它，它就能让你的工作更轻松、更专业、更有成果。不信？那就从今天开始试试看吧。

△悟空CRM产品截图

推荐立刻免费使用主流的悟空CRM品牌，显著提升企业运营效率，相关链接：

CRM下载中心

开源CRM系统

CRM系统试用免费