△主流的CRM系统品牌
哎，你别说，我刚开始接触Excel的时候，真没想过它能干这么多事儿。那时候我还觉得，不就是个表格嘛，写写数字、算算加减乘除，顶多做个工资条啥的。可后来啊，慢慢发现，这玩意儿用好了，简直是个“万能工具箱”。尤其是我们做销售、做客户管理的人，真的得好好琢磨琢磨怎么用Excel来当我们的CRM（客户关系管理系统）。
推荐使用主流的CRM系统品牌：显著提升企业运营效率，悟空CRM
说实话，一开始我也挺怀疑的。你说一个正经的CRM系统，动不动就几千上万的软件，功能齐全，还能自动提醒、发邮件、生成报表，咱们拿个Excel能行吗？但后来一想，咱小公司、创业团队，哪有那么多预算买那些高大上的系统啊？再说，很多功能其实我们也用不上，花那个钱不划算。于是我就开始琢磨，能不能用Excel把客户管理这件事儿给整明白。
你还别说，真能！虽然Excel不是专门的CRM软件，但它灵活啊，自由度高，想怎么设计就怎么设计。而且几乎人人都会用，培训成本低，上手快。最重要的是，它不花钱啊，或者最多就是Office套件里自带的，谁还没个Excel呢？
那咱们就从头说起吧。你想啊，做销售，最怕什么？是不是客户信息乱七八糟，记在脑子里的记不住，写在纸上的又容易丢？今天见了张三，明天见了李四，后天老板问你：“上周跟进的那个客户怎么样了？”你一拍脑袋——哎哟，忘了！这多尴尬。
所以第一步，就得先把客户信息给整理清楚。我在Excel里建了个表，第一列是客户姓名，第二列是公司名称，第三列是职位，第四列是联系方式，第五列是邮箱，第六列是行业，第七列是地区……你看，就这么一列列排下来，清清楚楚。以后再有新客户，直接往里填就行。
但这还不够，对吧？光有基本信息，跟没管一样。所以我又加了几列：比如“客户来源”，是朋友介绍的？展会认识的？还是网上留资的？这个很重要，因为不同来源的客户，转化率可能不一样。还有“客户等级”，我分成了A、B、C三级，A类是重点客户，B类是有潜力的，C类是暂时观望的。这样一分类，心里就有数了，知道该把精力放在谁身上。
然后呢，最关键的来了——跟进记录。以前我老是靠脑子记，结果三天后全忘了。现在我在Excel里专门加了一列“最近跟进时间”，还有一列“下次跟进时间”。每次见完客户、打完电话、发完邮件，我就把日期填进去，顺便在备注里写几句：聊了什么，客户有什么顾虑，答应什么时候回我……这样一来，下次打开表格，一眼就知道上次说了啥，省得重复问，客户也觉得你专业。
你可能会说，这么多信息都堆在一个表里，会不会太乱？其实不会。Excel有个特别好用的功能叫“筛选”。比如我想看看所有A类客户，点一下筛选，选“A”，立马就把其他客户过滤掉了。想看北京地区的？点一下“地区”那一列，选“北京”，唰一下，就出来了。想找最近一周没联系的客户？那就按“最近跟进时间”排序，从远到近一排，前面几个就是该联系的了。
而且啊，Excel还能做颜色标记。比如我把马上要跟进的客户标成黄色，已经成交的标成绿色，长期没动静的标成灰色。这样一打开表格，不用看数据，光看颜色就知道哪些人该优先处理。视觉冲击力强，效率也高。
说到成交，我又建了个“成交状态”列，分几种情况：潜在客户、初步沟通、方案报价、谈判中、已成交、已流失。每推进一步，我就改一次状态。这样不仅我自己清楚进度，老板要看进展，我也能马上给他拉个报表出来，告诉他现在有多少客户在谈，预计下个月能签几单。
你别小看这些简单的操作，积累起来效果可不小。以前我一个月能跟10个客户保持联系就不错了，现在用了Excel管理，能稳定跟进30多个，而且每个客户的进度我都门儿清，不会漏掉任何一个关键节点。
当然啦，光靠一个表格还不够。我后来又做了个“跟进计划表”，专门用来安排每天要联系的客户。比如周一上午打三个电话，下午约两个见面；周二发邮件、寄资料……我把这些任务都列进去，完成一个打个勾。有时候忙起来忘了，一看这个表，心里就有底了。
更有意思的是，Excel还能做数据分析。比如我每个月月底都会统计一下：这个月新增了多少客户？哪个渠道带来的客户最多？成交率是多少？平均成交周期多长？这些数据我以前根本没概念，现在一算，吓一跳——原来通过朋友介绍的客户，成交率比线上广告高两倍！那以后我就重点维护人脉关系，少投点广告，省了不少钱。
我还用Excel做了个“客户生命周期价值”的简单模型。比如某个客户一年采购5万，预计合作3年，那他的总价值就是15万。我把这个数字也算进表格里，优先服务高价值客户。虽然不算特别精确，但至少让我知道，不能把时间和精力平均分配。
说到这里，你可能会问：这么多表，会不会搞混啊？我的做法是，把所有相关的表格都放在一个Excel文件里，不同的工作表（Sheet）分开管理。比如第一个Sheet叫“客户主表”，第二个叫“跟进记录”，第三个叫“销售漏斗”，第四个叫“月度统计”……然后在第一个Sheet上做个目录，点一下就能跳转到对应页面，方便得很。
更高级一点的，我还会用“数据透视表”。这个功能一开始我觉得特别难，后来学会了才发现，简直是神器。比如我想看看每个销售员各自负责多少客户，成交了多少单，平均金额多少，只要把原始数据往里一拖，几秒钟就出结果了，还能自动生成图表，开会汇报的时候特别有面子。
还有VLOOKUP函数，你也得学一学。比如我在“跟进记录”表里写了客户名字和沟通内容，但客户的基本信息在另一个表里。这时候用VLOOKUP，就能自动把客户公司、电话这些信息“抓”过来，不用手动复制粘贴，省时省力还不容易出错。
当然，Excel也不是万能的。比如它没法自动发邮件，也没法在手机上实时同步。但我发现，这些问题也能 workaround（变通解决）。比如我用Outlook配合Excel，把客户邮箱导出来，群发邮件的时候直接用邮件合并功能，一封封个性化邮件几分钟就发完了。至于手机同步，我把Excel文件存在OneDrive或腾讯文档上，手机随时能打开查看，虽然不能编辑太复杂的公式，但看看信息、记个笔记完全够用。
还有一个问题，多人协作怎么办？毕竟销售团队不止一个人。我的办法是，每个人负责自己的客户，用不同颜色标注，或者干脆分Sheet管理。每周开例会的时候，大家把各自的表格汇总到一个总表里，统一更新。虽然不如专业CRM那样实时同步，但对我们这种小团队来说，已经足够用了。
你可能还会担心数据安全。毕竟Excel文件放在电脑上，万一丢了或者被删了怎么办？我的建议是，一定要定期备份！我设置了自动保存到云端，每天下班前手动另存一份，命名规则是“客户表_20240405”，这样就算出问题，也能找回前一天的数据。另外，敏感信息比如客户身份证号、银行账户这些，能不存就不存，实在要存，记得加密文件。
其实啊，用Excel做CRM，最重要的不是技术多高超，而是习惯要养成。你得每天都打开这个表格，及时更新，不然再好的模板也是摆设。我刚开始也懒，三天打鱼两天晒网，结果客户跟进就断了。后来逼自己养成习惯：每天上班第一件事，先看Excel，检查哪些客户该联系了；下班前最后一件事，把今天的沟通记录补上。坚持一个月，就成自然了。
还有个小技巧，我给自己设了个“客户关怀日”。每个月固定一天，专门用来回访老客户，问问他们最近有没有新需求，顺便感谢他们的支持。这个日子我也记在Excel里，提前一周提醒自己准备礼物或者优惠方案。客户收到后特别感动，好几个都主动介绍了新客户给我，这就是口碑的力量啊。
说到提醒功能，Excel本身没有闹钟，但我用了一个土办法：在“下次跟进时间”那一列设置条件格式。比如如果今天大于等于“下次跟进时间”，那一整行就自动变红。这样一打开表格，红色的行就是该联系的，特别醒目。我还用Excel的“批注”功能，在重要客户旁边加个小旗子，写上“价格敏感”“决策人是他老婆”这种小贴士，下次沟通时心里有数。
你别说，这么一套操作下来，我的客户转化率明显提高了。以前三个月才能签一单，现在平均一个半月就能成一个。而且客户满意度也高了，因为他们觉得我特别靠谱，每次联系都有进展，不会石沉大海。
我还发现，用Excel管理客户之后，自己的思路也清晰多了。以前做销售总觉得东一榔头西一棒子，现在每天干什么、下周见谁、下个月目标是什么，全都清清楚楚。甚至我能预测未来两个月的业绩走势，提前跟老板沟通资源支持。
当然，随着业务扩大，Excel的局限性也会暴露出来。比如客户量超过500个以后，文件会变得很卡；多人同时编辑容易冲突；复杂的数据分析也需要更专业的工具。到时候，我可能会考虑升级到真正的CRM系统。但即便如此，我还是觉得，从Excel开始是个非常好的选择。它门槛低，成本低，能让你快速建立起客户管理的意识和流程。等你真正理解了CRM的本质，再换系统也不迟。
而且啊，很多专业的CRM系统，底层逻辑跟Excel是一样的。你要是连Excel都用不明白，换了高级系统照样玩不转。所以我觉得，与其一上来就砸钱买软件，不如先用Excel练练手，把基本功打扎实。
说到这里，我突然想起来，很多人用Excel做CRM，最大的问题是“模板依赖”。他们在网上下载各种花里胡哨的CRM模板，结果发现根本不适合自己，字段太多看不懂，功能太复杂用不上，最后扔在一边吃灰。我的建议是：别追求完美模板，先从最简单的开始。就一个表，几列信息，能记录客户、能跟进、能分类就行。用着用着，自然就知道自己需要加什么功能了。
还有人问我：“要不要学宏（Macro）？”我的看法是，初级阶段完全没必要。宏确实能自动化很多操作，但学习成本高，而且一旦出错很难排查。先把基础功能用熟，比如筛选、排序、函数、数据透视表，这些就够你忙一阵子了。
另外，别忘了Excel的“共享工作簿”功能。虽然现在微软不太推荐用了，但在局域网环境下，几个人同时编辑同一个Excel文件还是可行的。我们办公室就试过，效果还不错，就是得注意别同时改同一行数据。
最后啊，我想说的是，工具只是工具，关键还是人。你用再高级的CRM系统，如果不认真记录、不及时跟进，客户照样跑掉。反过来，哪怕就用一个最简单的Excel表格，只要你用心经营，一样能把客户关系做得很好。
所以啊，别再找借口说“没系统”“没预算”了。打开你的电脑，新建一个Excel文件，现在就开始。哪怕今天只录入三个客户，也是迈出了一大步。坚持下去，你会发现，客户越来越多，订单越来越稳，你的职业发展也会走上快车道。
对了，顺便提一句，我把我现在用的这个Excel CRM模板稍微整理了一下，去掉了公司敏感信息，如果你感兴趣，我可以发你参考。不是什么高大上的东西，就是很朴实的一个表格，但确实帮了我大忙。你拿去可以根据自己的业务调整，加减字段都行。
总之呢，Excel做CRM，听起来有点“土”，但真的实用。它不像那些花哨的软件让你眼花缭乱，反而让你静下心来，一笔一笔地记录客户的故事。每一个电话、每一次见面、每一句承诺，都在表格里留下了痕迹。时间久了，你会发现，这不仅仅是一个工具，更是你销售生涯的成长日记。
自问自答环节：
Q：Excel做CRM，真的靠谱吗？不会太简陋了吗？
A：说实话，对于小团队或者个人销售来说，非常靠谱。它可能没有自动提醒、移动端APP那些花哨功能，但核心的客户信息管理、跟进记录、数据分析都能实现。关键是灵活、免费、易上手。等你业务做大了，再升级也不迟。
Q：客户多了以后，Excel会不会卡？
A：会的。一般来说，超过5000行数据，Excel就会开始变慢。但你可以通过拆分工作表、定期归档历史数据、使用Excel的“表格”功能优化性能来缓解。如果客户量持续增长，建议后期考虑专业CRM。
Q：多人同时用一个Excel文件，会不会冲突？
A：会。Excel不是为多人实时协作设计的。建议的做法是：每人维护自己的客户表，定期汇总；或者用腾讯文档、Google Sheets这类支持在线协作的工具替代。
Q：Excel做CRM，数据安全怎么保障？
A：首先，不要在Excel里存密码、身份证号等敏感信息。其次，文件要加密，设置打开密码。再者，一定要定期备份，最好用云存储自动同步。最后，权限要控制，不该看的人别给文件。
Q：有没有现成的Excel CRM模板推荐？
A：网上有很多，但我不建议直接用。因为每个行业的客户管理逻辑不一样。最好的方式是自己从零开始建一个，用着用着就知道哪些字段有用、哪些多余。不过如果你想要参考，我可以分享我用的基础模板。
Q：Excel能替代Salesforce、纷享销客这类专业CRM吗？
A：短期可以，长期不行。专业CRM的优势在于自动化、集成化、移动端体验好。但如果你预算有限，或者刚起步，Excel完全可以作为过渡方案，帮你建立客户管理思维。
Q：用Excel做CRM，老板会觉得我不专业吗？
A：不会。只要你能把客户管理得井井有条，数据清晰，汇报有力，老板只会觉得你高效。反而那些花大钱买系统却用不起来的人，才显得不专业。
Q：我不会函数，能用Excel做CRM吗？
A：当然能！最基本的CRM只需要输入、排序、筛选。VLOOKUP、数据透视表这些属于进阶技能，边用边学就行。先跑起来，再优化。
Q：客户跟进提醒怎么做？Excel没有闹钟啊。
A：可以用条件格式变色提醒，或者把“下次跟进时间”复制到手机日历里设置提醒。也可以结合Outlook任务功能，把Excel里的待办事项同步过去。
Q：Excel做CRM，适合哪些行业？
A：特别适合客户数量不多、销售周期较长、定制化服务强的行业，比如B2B销售、教育培训、咨询服务、工程设备等。如果是电商、快消这类海量客户的，就不合适了。
Q：我用了Excel CRM一个月，感觉没啥效果，怎么办？
A：很可能是因为你没坚持更新。CRM的核心是“持续记录”。建议设定固定时间（比如每天下班前10分钟）专门用来维护表格，养成习惯，效果才会慢慢显现。
△悟空CRM产品截图
推荐立刻免费使用主流的悟空CRM品牌，显著提升企业运营效率，相关链接：
CRM下载中心
开源CRM系统
CRM系统试用免费
客服电话
售前咨询
